【英文书信格式必学】3分钟掌握开头、结尾与范例，快速写出专业英文Email！

英文书信格式可分为 齐头式（Block Format）与缩排式（Indented Format），前者所有段落从左边界对齐，后者则在每段开头缩排 4-5 个字母的空间 ，标点符号方面，英文书信主要使用「半形」逗号（,）与句号（.），并确保标点后方有适当空格，避免使用中文全形符号。

撰写英文Email的步骤

• 信件主旨（Subject）：精简地表达信件核心内容。
• 开头称谓与问候（Salutation / Greeting）：使用正式或半正式的称谓，根据对象选择合适的语气。
• 自我介绍与问候（Self-introduction）–例如"I hope this email finds you well."
• 目的（Purpose）：清楚表达写信原因。
• 主要内容（Email Body）：说明详情、提出请求或提供资讯。
• 信件结尾与署名（Closing & Signature：以适当的结尾敬语，并附上姓名与联络资讯。

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想让你的英文 Email 更简洁有力？也可以采用三段式架构的写作技巧

• 第一段（动机）：开门见山法，直接说明目的，例如 "I am writing to follow up on..."
• 第二段（行动）：详细描述需要对方进行的动作，例如 "Could you please provide more details about...?"
• 第三段（结论）：重申重点，并附上期待的下一步，如 "Please let me know if you have any questions."

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信件主旨（Subject）是收件者第一眼看到的内容，必须直指核心 ，让对方一目了然目的，避免将主旨写成长篇句子并使用名词短语来说明来信目的。

如何撰写有效的英文信件主旨？

• 用字简短精准：信件主旨要简单有力，避免冗长的句子，直接点出核心重点。
• 目标清晰： 确保主旨与信件内容高度相关，让收件者知道你写信的目的。
• 呼应内文： 主旨概括内文关键讯息，避免让收件人产生困惑，减少「这封信的重点是什么？」、「是否需要回复？」等疑问。
• 避免使用全句，改用关键名词：例如，不要写 "I want to discuss our meeting schedule"，改为 "Meeting Schedule Discussion"。

主旨范例（不同情境）

求职应征：

• 错误范例："I am applying for the marketing position at your company"
• 正确范例："Application for Marketing Position"

业务洽谈：

• 错误范例："We want to discuss the upcoming collaboration"
• 正确范例："Proposal for Collaboration on X"

会议安排：

• 错误范例："Let's schedule a meeting for next week"
• 正确范例："Meeting Request for Next Week"

主旨重点小叮咛

英语书信的写作习惯与中文不同，英文习惯先说结论再说明原因。例如：

• 英文： "Request for Product Information"（先说明请求，再补充细节）
• 中文： "由于我们正在考虑采购贵公司的产品，因此想询问详细资讯。"（先铺陈原因，最后才提出请求）

提升信件主旨影响力小诀窍

• 避免空白主旨，确保收件人第一时间了解来信用意。
• 可适时加入日期或具体资讯，例如 "Meeting Confirmation – July 10" 来提升开信率。

在撰写英文书信时， 开头的称呼语（Greeting）与问候语（Salutation）是影响专业度与礼貌性的关键，建议使用Dear + 称谓 + 姓氏。

正式信件开头

• Dear Mr. Smith,（男性，已知姓氏）
• Dear Ms. Johnson,（女性，已知姓氏）
• Dear Dr. Brown,（医生、博士、教授等专业人士）
• Dear Hiring Manager,（求职信适用，对象未知）
• To Whom It May Concern,（适用于公务或正式信件）

非正式信件开头

• Hi John,
• Hello Lisa,
• Good morning, Mike,（适合初次联系，较亲切但仍专业）,

如何选择适合的称谓？

• Mr.（先生）：适用于所有男性，不论婚姻状况。
• Ms.（女士）：适用于所有女性，不论婚姻状况（最安全的选择）。
• Miss.（小姐）：只适用于未婚女性，现在较少使用。
• Mrs.（太太）：适用于已婚女性，但若不确定婚姻状况，请用 Ms.。
• Dr. / Prof.（博士 / 教授）：适用于有医学或学术头衔的专业人士。

撰写英文书信时， 内容须简单清楚，确保收件者能够快速理解来信目的并采取相应行动 ，标准的英文书信内容可分为四个核心部分：

自我介绍（Self-introduction）

如果是初次联系，应该简单介绍自己及与收件人的关系

• "My name is John Doe, and I am a marketing manager at XYZ Company."（我是 XYZ 公司的市场经理 John Doe。）

如果是回复邮件，则可以用感谢开场：

• "Thank you for your prompt response."（感谢您的快速回复。）

表明写信目的（Purpose of Email）

让收件者第一时间了解你的来信目的是什么！

• "I am writing to inquire about..."（我写这封信是想询问…）

避免过于直接命令式语气，如 "I want..." 或 "Give me..."，建议使用 "I would like to..." 来让语气更有礼貌 。

主要内容（Email Body）

信件主体部分清楚说明需求，并确保段落之间使用空行。

• "I am writing to inquire about the availability of your product in our region."（我想询问贵公司产品在我们地区的供应情况。）

后续回应与结论（Call to Action & Closing）

要清楚表明希望对方的后续行动。

• "Please let me know your availability for a meeting next week."（请告知您下周可开会的时间。）

根据不同的正式程度与沟通对象，可以选择适当的结尾语，并附上署名 ，确保信件完整。

正式书信结尾

常见正式结尾语

• "Best regards,"（最好的问候）
• "Sincerely,"（诚挚地）

半正式书信结尾

常见半正式结尾语

• "Best,"（简短版 Best regards）
• "Kind regards,"（亲切的问候）

非正式书信结尾

常见非正式结尾语

• "Cheers,"（类似「掰掰」或「谢谢」）
• "Take care,"（保重）

提供对方联系方式或协助

若有需要提供进一步的协助，可以在结尾前。

• "If you have any questions, please don’t hesitate to contact me."（如有任何问题，请随时与我联系。）

结尾语小叮咛

注意事项

• 第一个字母要大写（如 "Best regards," 而不是 "best regards,"）
• 结尾语后方加上逗号（如 "Sincerely," 而不是 "Sincerely."）
• 在结尾语之后空一行，再写姓名与职称

不适用于正式场合的结尾

• "Love,"（仅适用于私人信件）
• "XOXO,"（非正式，类似「抱抱亲亲」）
• "See ya,"（太随意，不适合商务信件）

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