中文商業書信怎麼寫？格式、開頭結尾與範本一次學會

在撰寫中文商業書信前，最重要的是理解它的「結構邏輯」。一封好的信件，就像一場有組織的對話：先建立關係，再表達重點，最後引導行動。以下是中文商業書信的基本結構。

信件標題（主旨）的撰寫原則與範例

主旨是信件的門面，也是收件人是否打開信件的關鍵。理想的主旨應該在 30～50 字之間，清楚交代「信件主題＋動作目的」。

• 關於 5 月行銷提案簡報時程確認
• 邀請貴公司參與 6 月產品說明會（請回覆出席）
• 合作報價方案更新，請於 11 月 10 日前確認

主旨過短會顯得模糊，過長則失去焦點。寫主旨時，可採「誰＋要做什麼＋期限或動作」的結構；若信件包含附件或需回覆，可於主旨末尾加上 （附件） 、 （請回覆） 等提示，有助於提高處理效率。

稱謂、問候語的寫法與禮儀

中文商業書信開頭的稱謂應兼顧尊重與自然。

• 「王經理您好」：適合對主管或外部合作對象。
• 「林先生您好」：若不確定職稱，用姓名加「您好」最安全。
• 「行銷部同仁您好」：適合寄給整個部門或團隊。

正式場合避免使用「Dear」「Hi」等英文稱呼（除非長期以英文往來）。「您」與「你」的使用建議：

• 初次寄信或對年長、職位較高者用「您」。
• 熟識或同階同事可用「你」，語氣更親切。

稱謂後建議空一行再進入主體內容，版面更清晰。

主體內容如何分段撰寫、表達清楚重點

正文可採三段邏輯： 開場說明 → 核心重點 → 行動指示 。

• 第一段：簡述寄信目的（例：感謝上週會議，以下為更新）。
• 第二段：條列要點、報價或結論；每段不超過 150 字。
• 第三段：以行動導向句收尾（例：請於明日下午前回覆）。

善用條列、粗體與空行，可降低誤讀與漏讀。

結尾敬語與簽名格式範例

結尾應展現禮貌與專業感，常見用語如下：

• 敬祝　商祺（首次往來或較正式場合）
• 祝　工作順利（日常公務信件）
• 再次感謝您的協助（強調合作關係）

簽名資訊建議包含姓名、職稱、公司、電話、電子郵件：

祝 工作順利 李怡君 敬上 XYZ行銷顧問有限公司 電話：02-1234-5678 E-mail：yijun@xyz.com

開頭決定對方是否願意繼續閱讀；語氣取決於雙方關係、信件目的與正式程度。一個好的開頭應達到：讓對方知道你是誰、建立禮貌自然的語氣、並順勢導入主題。

適用於對上司／主管的開場範例

• 早安，感謝您上週會議時的指導，以下是專案最新進度報告。
• 您好，關於昨日您提及的行銷預算調整，這邊整理了初步方案供您參考。
• 感謝您抽空審閱本次提案，若有修改建議，我會再依指示調整。

避免「冒昧打擾」等過度卑微字眼；改用「感謝您撥空」更自然。

適用於合作對象、陌生收件者的開場範例

• 您好，我是 ABC 公司市場部的陳怡君，想與貴公司洽談 2025 年度品牌合作機會。
• 您好，感謝您抽空閱讀此信。我們團隊近期推出新的顧問服務方案，想了解是否有合作可能。
• 您好，這裡是 XYZ 科技行銷團隊，上週在產業論壇聽到貴公司分享，印象深刻，因此特別來信交流。

若對方為陌生收件人，請在第一段說明「為何寄此信」。

親近同事或熟人用語範例

• 嗨，上週討論的企劃案我整理好了，附件是最新版本。
• 早安，上次您提到的客戶資料已更新在系統，請參考。
• 您好，這邊先把今天會議重點整理給您。

保持禮貌，避免過度私聊式語氣（如「哈囉～」「嘿」）。

結尾除了禮貌，更要引導下一步行動。比起「以上」「再麻煩您參考」，請根據目的與對象選擇更明確的收尾句。

「順頌商祺」與其他敬語怎麼用？

「順頌商祺」適合首次聯繫、正式邀約或對上級長官；與熟識對象往來時可用更自然的敬語：

• 敬祝　工作順心
• 祝　業務順利
• 祝　週末愉快
• 感謝您的協助
• 感謝您撥冗閱讀

注意整體語氣一致，避免前文親切、結尾過度正式的落差。

不同情境下的結尾策略：邀請、提醒、感謝、要求

1. 邀請型： 誠摯邀請您撥冗出席本次說明會，期待屆時與您見面。
2. 提醒型： 煩請於 11 月 10 日前回覆確認，感謝您的協助。
3. 感謝型： 感謝您即時回覆，讓本次專案得以順利推進。
4. 要求型： 麻煩您確認附件內容，若無問題將於明日送簽。

附上聯絡方式與簽名時要注意什麼？

簽名是「收尾名片」，建議每項資訊各佔一行，保持整潔一致：

祝 工作順利 李佳穎 敬上 宏遠企劃顧問股份有限公司 電話：02-8888-1234 E-mail：jiaying.h@hongyuan.com.tw

正式提案或報價可加上「附件說明請參考」，提醒檢視隨信文件。

常見失分點多半不是文法，而是語氣、文化或結構不當。以下為重點整理。

誤用「敝司／貴司」會讓你失禮？

在台灣語境，「貴司」「敝司」常顯生硬；建議改用「貴公司」「敝公司」，或直接稱呼對方公司名。

• 正確： 感謝貴公司協助、請貴公司確認附件內容。
• 避免： 感謝貴司協助、請敝司提供報價。

稱呼、語氣、敬語錯誤會影響專業形象

避免過度客套或命令式語氣。建議用「若能於今日內協助處理，將非常感謝」「若有需要我補充的部分，請隨時告訴我」。留意敬語語境，例如以「感謝您撥冗閱讀此信」取代錯置的「承蒙您撥冗閱讀」。

結構混亂、重點不明導致收件人無感

• 一封信只討論一個主題；報價與日程確認應分開寄送。
• 使用條列與小標題，便於快速掃描。
• 結尾給出明確指令：請於週三前回覆是否同意報價。

以下五種範本可依公司文化與收件人身分微調，掌握「目的明確、語氣恰當、結構清晰」三原則即可。

會議邀請信

主旨： 關於 11 月 12 日產品提案討論會議安排（請回覆出席）

王經理您好： 感謝您上週在產品討論會中的建議，為確認下一階段開發方向，特此安排提案檢討會議。 時間：11 月 12 日（週二）下午 3:00 地點：公司 7 樓會議室（或 Google Meet 連結） 與會人員：產品部、行銷部及研發團隊 煩請確認是否能出席，若需更改時間也請回覆告知。 祝 工作順心 陳雅雯 敬上

報價詢問信

主旨： 詢問 2025 年第一季筆電包裝材料報價

XXX 公司採購部您好： 我們預計於 2025 年第一季更新筆電包裝設計，想請貴公司提供新材質與印刷工法的報價資訊。請於 11 月 8 日前回覆以下項目：

1. 每種材質單價與最低訂購量
2. 交期及付款條件
3. 若有環保材質選項，請一併提供

感謝您的協助，期待後續合作。 祝 商祺 李承恩 敬上

合作提案信

主旨： 關於品牌合作提案－XYZ × GreenGo 聯名推廣計畫

GreenGo 行銷團隊您好： 您好，我是 XYZ 科技的行銷專員林珮瑜。貴公司近年主打的永續理念與我們品牌方向十分契合，我們希望能與貴公司共同規劃聯名推廣活動。附件中包含合作構想與預期效益，內容含社群聯動與活動預算。若您方便，建議下週安排 30 分鐘線上會議討論細節。 期待能與貴團隊展開合作。 祝 業務順利 林珮瑜 敬上

業務推廣信

主旨： 提升社群互動的全新行銷系統方案介紹

王先生您好： 我們是 CloudReach 行銷顧問團隊，近期推出新一代社群互動管理系統，可協助品牌提升貼文觸及率並自動分析受眾數據。系統優點如下：

• 支援多平台內容排程與績效追蹤
• 可視化互動報告，一鍵匯出報表
• 內建 AI 標籤功能，自動分類留言情緒

若您方便，我們可安排簡短線上 Demo，實際展示操作介面。 感謝您撥冗閱讀，期待進一步交流。 祝 商祺 張庭安 敬上

申請／確認信

主旨： 申請參加 2025 數位轉型研討會

人資部您好： 因應部門培訓計畫，擬參加 2025 年 1 月於高雄舉辦的數位轉型研討會，課程為期兩日。附件為課程資訊與報名表，煩請審核是否可列入年度訓練補助項目。 如需補充資料，請告知，我將立即補上。 祝 工作順利 王郁婷 敬上

現代職場講求效率與精準，許多企業已使用 AI 協助撰寫商業書信。AI 能快速生成主旨、開頭與結尾，並根據不同對象調整語氣與敬語層級。AI 的角色是輔助你「寫得更快、更得體」，關鍵在於清楚的提示語與適度的人工潤飾。

不知道怎麼寫？AI 自動幫你擬好信件主旨與開場白

輸入收件人身分、信件目的與正式程度等條件，AI 便可產出多個可選版本：

主旨： 關於新一季產品報價與合作方案確認 開頭： 您好，感謝您長期支持本公司產品，針對本季新品，我們已更新報價內容，誠摯邀請您參考附件說明。

你只需補上產品細節與附件，即可完成正式信件。

寫得不夠得體？AI 協助潤飾開頭與結尾語氣，符合禮貌又自然

例如把「請盡快提供報價」潤飾為「若方便，請於明日下午前提供報價內容，感謝您的協助。」AI 能根據上下文調整語氣，但仍建議最後由人工檢查，以維持公司語調並避免過度模板化。

立即使用 GenApe 商業書信 AI 助手，快速完成信件撰寫

GenApe 商業書信 AI 助手可依中文職場文化自動生成：

• 商業信件主旨、開頭與結尾
• 不同場合（邀請、報價、道歉、感謝）的信件範本
• 中、英、日三語的格式與禮儀

使用方式簡單：輸入寄件者、收件人、目標與概述，系統即可在數秒內產出完整信件。也可於進階設定選擇生成語言與數量。

寄出前的最後檢查往往決定專業度。即使內容完善，只要出現錯字、語氣不當或附件漏傳，都可能影響印象。以下清單可快速確認細節。

語氣、格式、附件、主旨、稱謂等細節

1. 主旨是否明確： 避免「關於某某事」；需回覆或含附件時加註（請回覆）或（附件）。
2. 稱謂是否正確： 檢查姓名、職稱拼寫；不確定職稱時用「您好」更安全。
3. 語氣是否適中： 避免命令或過度卑微；建議用「若方便，請您…」。
4. 段落是否清楚： 每段聚焦一主題；適度留白利於閱讀。
5. 附件名稱與內容： 確認未遺漏並含主題、日期、版本號；多附件可於文內列點說明。
6. 聯絡資訊完整： 簽名檔含姓名、職稱、公司、電話、Email；首次往來可加公司網站。
7. 拼字與錯字： 留意常見錯別字（如「敬啟」誤寫「敬起」）。
8. 收件人與副本名單： 確認 To/Cc 是否恰當；涉及隱私時避免「回覆所有人」。
9. 連結與日期資訊： 再檢查會議連結、付款期限或活動日期是否一致。
10. 整體格式統一： 字型、行距、標點、大小寫一致。

常見錯字與文法錯誤排查重點

• 同音錯字： 以便／以變、敝公司／弊公司。
• 過度書面化： 「茲檢附文件供參」可改為「附件為相關資料，請參考」。
• 不必要的英文夾雜： 除品牌或專有名詞外盡量以中文撰寫。
• 句子過長或不合邏輯： 超過三行建議重組或分段；朗讀檢查語氣是否自然。

每封寄出的商業書信都代表個人與公司形象。用三分鐘完成最後檢查，能避免日後誤會。若想兼顧效率與品質，可先用 GenApe 生成初稿，再依此清單審閱潤飾。