中文商业书信怎么写？格式、开头结尾与范本一次学会

在撰写中文商业书信前，最重要的是理解它的「结构逻辑」。一封好的信件，就像一场有组织的对话：先建立关系，再表达重点，最后引导行动。以下是中文商业书信的基本结构。

信件标题（主旨）的撰写原则与范例

主旨是信件的门面，也是收件人是否打开信件的关键。理想的主旨应该在 30～50 字之间，清楚交代「信件主题＋动作目的」。

• 关于 5 月行销提案简报时程确认
• 邀请贵公司参与 6 月产品说明会（请回复出席）
• 合作报价方案更新，请于 11 月 10 日前确认

主旨过短会显得模糊，过长则失去焦点。写主旨时，可采「谁＋要做什么＋期限或动作」的结构；若信件包含附件或需回复，可于主旨末尾加上 （附件） 、 （请回复） 等提示，有助于提高处理效率。

称谓、问候语的写法与礼仪

中文商业书信开头的称谓应兼顾尊重与自然。

• 「王经理您好」：适合对主管或外部合作对象。
• 「林先生您好」：若不确定职称，用姓名加「您好」最安全。
• 「行销部同仁您好」：适合寄给整个部门或团队。

正式场合避免使用「Dear」「Hi」等英文称呼（除非长期以英文往来）。「您」与「你」的使用建议：

• 初次寄信或对年长、职位较高者用「您」。
• 熟识或同阶同事可用「你」，语气更亲切。

称谓后建议空一行再进入主体内容，版面更清晰。

主体内容如何分段撰写、表达清楚重点

正文可采三段逻辑： 开场说明 → 核心重点 → 行动指示 。

• 第一段：简述寄信目的（例：感谢上周会议，以下为更新）。
• 第二段：条列要点、报价或结论；每段不超过 150 字。
• 第三段：以行动导向句收尾（例：请于明日下午前回复）。

善用条列、粗体与空行，可降低误读与漏读。

结尾敬语与签名格式范例

结尾应展现礼貌与专业感，常见用语如下：

• 敬祝　商祺（首次往来或较正式场合）
• 祝　工作顺利（日常公务信件）
• 再次感谢您的协助（强调合作关系）

签名资讯建议包含姓名、职称、公司、电话、电子邮件：

祝 工作顺利 李怡君 敬上 XYZ 行销顾问有限公司 电话：02-1234-5678 E-mail：yijun@xyz.com

开头决定对方是否愿意继续阅读；语气取决于双方关系、信件目的与正式程度。一个好的开头应达到：让对方知道你是谁、建立礼貌自然的语气、并顺势导入主题。

适用于对上司／主管的开场范例

• 早安，感谢您上周会议时的指导，以下是专案最新进度报告。
• 您好，关于昨日您提及的行销预算调整，这边整理了初步方案供您参考。
• 感谢您抽空审阅本次提案，若有修改建议，我会再依指示调整。

避免「冒昧打扰」等过度卑微字眼；改用「感谢您拨冗」更自然。

适用于合作对象、陌生收件者的开场范例

• 您好，我是 ABC 公司市场部的陈怡君，想与贵公司洽谈 2025 年度品牌合作机会。
• 您好，感谢您抽空阅读此信。我们团队近期推出新的顾问服务方案，想了解是否有合作可能。
• 您好，这里是 XYZ 科技行销团队，上周在产业论坛听到贵公司分享，印象深刻，因此特地来信交流。

若对方为陌生收件人，请在第一段说明「为何寄此信」。

亲近同事或熟人用语范例

• 嗨，上周讨论的企划案我整理好了，附件是最新版本。
• 早安，上次您提到的客户资料已更新在系统，请参考。
• 您好，这边先把今天会议重点整理给您。

保持礼貌，避免过度私聊式语气（如「哈啰～」「嘿」）。

结尾除了礼貌，更要引导下一步行动。比起「以上」「再麻烦您参考」，请根据目的与对象选择更明确的收尾句。

「顺颂商祺」与其他敬语怎么用？

「顺颂商祺」适合首次联系、正式邀约或对上级长官；与熟识对象往来时可用更自然的敬语：

• 敬祝　工作顺心
• 祝　业务顺利
• 祝　周末愉快
• 感谢您的协助
• 感谢您拨冗阅读

注意整体语气一致，避免前文亲切、结尾过度正式的落差。

不同情境下的结尾策略：邀请、提醒、感谢、要求

1. 邀请型： 诚挚邀请您拨冗出席本次说明会，期待届时与您见面。
2. 提醒型： 烦请于 11 月 10 日前回复确认，感谢您的协助。
3. 感谢型： 感谢您即时回复，让本次专案得以顺利推进。
4. 要求型： 麻烦您确认附件内容，若无问题将于明日送签。

附上联络方式与签名时要注意什么？

签名是「收尾名片」，建议每项资讯各占一行，保持整洁一致：

祝 工作顺利 李佳颖 敬上 宏远企划顾问股份有限公司 电话：02-8888-1234 E-mail：jiaying.h@hongyuan.com.tw

正式提案或报价可加上「附件说明请参考」，提醒检视随信文件。

常见失分点多半不是文法，而是语气、文化或结构不当。以下为重点整理。

误用「敝司／贵司」会让你失礼？

在台湾语境，「贵司」「敝司」常显生硬；建议改用「贵公司」「敝公司」，或直接称呼对方公司名。

• 正确： 感谢贵公司协助、请贵公司确认附件内容。
• 避免： 感谢贵司协助、请敝司提供报价。

称呼、语气、敬语错误会影响专业形象

避免过度客套或命令式语气。建议用「若能于今日内协助处理，将非常感谢」「若有需要我补充的部分，请随时告诉我」。留意敬语语境，例如以「感谢您拨冗阅读此信」取代错置的「承蒙您拨冗阅读」。

结构混乱、重点不明导致收件人无感

• 一封信只讨论一个主题；报价与日程确认应分开发送。
• 使用条列与小标题，便于快速扫描。
• 结尾给出明确指令：请于周三前回复是否同意报价。

以下五种范本可依公司文化与收件人身分微调，把握「目的明确、语气恰当、结构清晰」三原则即可。

会议邀请信

主旨： 关于 11 月 12 日产品提案讨论会议安排（请回复出席）

王经理您好： 感谢您上周在产品讨论会中的建议，为确认下一阶段开发方向，特此安排提案检讨会议。 时间：11 月 12 日（周二）下午 3:00 地点：公司 7 楼会议室（或 Google Meet 链接） 与会人员：产品部、行销部及研发团队 烦请确认是否能出席，若需更改时间也请回复告知。 祝 工作顺心 陈雅雯 敬上

报价询问信

主旨： 询问 2025 年第一季笔电包装材料报价

XXX 公司采购部您好： 我们预计于 2025 年第一季更新笔电包装设计，想请贵公司提供新材质与印刷工法的报价资讯。请于 11 月 8 日前回复以下项目：

1. 每种材质单价与最低订购量
2. 交期及付款条件
3. 若有环保材质选项，请一并提供

感谢您的协助，期待后续合作。 祝 商祺 李承恩 敬上

合作提案信

主旨： 关于品牌合作提案－XYZ × GreenGo 联名推广计划

GreenGo 行销团队您好： 您好，我是 XYZ 科技的行销专员林珮瑜。贵公司近年主打的永续理念与我们品牌方向十分契合，我们希望能与贵公司共同规划联名推广活动。附件中包含合作构想与预期效益，内容含社群联动与活动预算。若您方便，建议下周安排 30 分钟线上会议讨论细节。 期待能与贵团队展开合作。 祝 业务顺利 林珮瑜 敬上

业务推广信

主旨： 提升社群互动的全新行销系统方案介绍

王先生您好： 我们是 CloudReach 行销顾问团队，近期推出新一代社群互动管理系统，可协助品牌提升贴文触及率并自动分析受众数据。系统优点如下：

• 支援多平台内容排程与绩效追踪
• 可视化互动报告，一键汇出报表
• 内建 AI 标签功能，自动分类留言情绪

若您方便，我们可安排简短线上 Demo，实际展示操作介面。 感谢您拨冗阅读，期待进一步交流。 祝 商祺 张庭安 敬上

申请／确认信

主旨： 申请参加 2025 数位转型研讨会

人资部您好： 因应部门培训计划，拟参加 2025 年 1 月于高雄举办的数位转型研讨会，课程为期两日。附件为课程资讯与报名表，烦请审核是否可列入年度训练补助项目。 如需补充资料，请告知，我将立即补上。 祝 工作顺利 王郁婷 敬上

现代职场讲求效率与精准，许多企业已使用 AI 协助撰写商业书信。AI 能快速生成主旨、开头与结尾，并根据不同对象调整语气与敬语层级。AI 的角色是辅佐你「写得更快、更得体」，关键在于清楚的提示语与适度的人工润饰。

不知道怎么写？AI 自动帮你拟好信件主旨与开场白

输入收件人身分、信件目的与正式程度等条件，AI 便可产出多个可选版本：

主旨： 关于新一季产品报价与合作方案确认 开头： 您好，感谢您长期支持本公司产品，针对本季新品，我们已更新报价内容，诚挚邀请您参考附件说明。

你只需补上产品细节与附件，即可完成正式信件。

写得不够得体？AI 协助润饰开头与结尾语气，符合礼貌又自然

例如把「请尽快提供报价」润饰为「若方便，请于明日下午前提供报价内容，感谢您的协助。」AI 能根据上下文调整语气，但仍建议最后由人工检查，以维持公司语调并避免过度模板化。

立即使用 GenApe 商业书信 AI 助手，快速完成信件撰写

GenApe 商业书信 AI 助手可依中文职场文化自动生成：

• 商业信件主旨、开头与结尾
• 不同场合（邀请、报价、道歉、感谢）的信件范本
• 中、英、日三语的格式与礼仪

使用方式简单：输入寄件者、收件人、目标与概述，系统即可在数秒内产出完整信件。也可于进阶设定选择生成语言与数量。

寄出前的最后检查往往决定专业度。即使内容完善，只要出现错字、语气不当或附件漏传，都可能影响印象。以下清单可快速确认细节。

语气、格式、附件、主旨、称谓等细节

1. 主旨是否明确： 避免「关于某某事」；需回复或含附件时加注（请回复）或（附件）。
2. 称谓是否正确： 检查姓名、职称拼写；不确定职称时用「您好」更安全。
3. 语气是否适中： 避免命令或过度卑微；建议用「若方便，请您…」。
4. 段落是否清楚： 每段聚焦一主题；适度留白利于阅读。
5. 附件名称与内容： 确认未遗漏并含主题、日期、版本号；多附件可于文内列点说明。
6. 联络资讯完整： 签名档含姓名、职称、公司、电话、Email；首次往来可加公司网站。
7. 拼字与错字： 留意常见错别字（如「敬启」误写「敬起」）。
8. 收件人与副本名单： 确认 To/Cc 是否恰当；涉及隐私时避免「回复所有人」。
9. 连结与日期资讯： 再检查会议连结、付款期限或活动日期是否一致。
10. 整体格式统一： 字体、行距、标点、大小写一致。

常见错字与文法错误排查重点

• 同音错字： 以便／以变、敝公司／弊公司。
• 过度书面化： 「兹检附文件供参」可改为「附件为相关资料，请参考」。
• 不必要的英文夹杂： 除品牌或专有名词外尽量以中文撰写。
• 句子过长或不合逻辑： 超过三行建议重组或分段；朗读检查语气是否自然。

每封寄出的商业书信都代表个人与公司形象。用三分钟完成最后检查，能避免日后误会。若想兼顾效率与品质，可先用 GenApe 生成初稿，再依此清单审阅润饰。