中国語でビジネスレターを書くにはどうすればよいですか?フォーマット、始まり、終わり、テンプレートを一度に学習

中国語のビジネスレターを書く前に最も大切なのは、「構造のロジック」を理解することです。良いメールは整理された会話のようなものです。まず関係を整え、次に要点を提示し、最後に次のアクションへ導きます。以下は中国語ビジネスレターの基本構成です。

件名（主旨）の作成原則と例

件名はメールの顔であり、受信者が開封するかを左右します。理想は30～50字以内で、「テーマ＋求める行動」を明確に示します。

• 5月マーケティング提案プレゼンのスケジュール確認
• 6月製品説明会へのご招待（ご出欠のご返信をお願いします）
• 共同見積の更新—11月10日までにご確認ください

件名が短すぎると曖昧に、長すぎると焦点がぼけます。「誰が＋何をする＋期限や動詞」の構造を用いてください。添付あり・要返信の場合は末尾に （添付あり） または （要返信） を付けると処理効率が上がります。

宛名・挨拶：用法とエチケット

冒頭の呼称は、敬意と自然さのバランスが大切です。

• 「王マネージャー、こんにちは」— 上司や外部パートナー向け。
• 「林様、こんにちは」— 役職が不明な場合は氏名＋「こんにちは」。
• 「マーケティング部の皆さま、こんにちは」— 部署・チーム宛て。

形式的な中国語メールでは「Dear／Hi」は避けます（通常英語でやり取りしている関係を除く）。二人称「您／你」の使い分けは以下の通りです。

• 初回連絡や目上の相手には「您」を使用。
• 同僚や親しい相手には「你」を使用。

宛名の後は1行空けて本文に入ると、版面が読みやすくなります。

本文の段落構成と要点の示し方

本文は次の三部で構成します： 導入 → 中核ポイント → 行動喚起 。

• 第1段：目的の簡潔な説明（例：先週の会議の御礼。以下、更新事項です）。
• 第2段：箇条書きの要点、価格情報、結論。各段落は150字以内を目安に。
• 第3段：行動指示で締める（例：明日午後までにご返信ください）。

読み落とし・誤読を防ぐため、箇条書き・太字・余白を活用します。

結語表現と署名フォーマット

結びでは丁寧さとプロらしさを示します。一般的な選択肢：

• ご清栄をお祈り申し上げます（初回・正式な場面）
• ご健勝をお祈りします（日常的なやり取り）
• ご支援に重ねて御礼申し上げます（パートナーシップを強調）

署名ブロックには、氏名・役職・会社名・電話・メールを記載します：

何卒よろしくお願い申し上げます。 李 依君 XYZマーケティングコンサルティング株式会社 Tel: 02-1234-5678 E-mail: yijun@xyz.com

冒頭は読み進めてもらえるかを決めます。トーンは関係性・目的・フォーマル度に依存します。良い冒頭は、あなたが誰かを示し、丁寧で自然なトーンを設定し、滑らかに本題へ導きます。

上司・管理職向けの冒頭例

• おはようございます。先週のご指導ありがとうございました。以下、最新のプロジェクト進捗です。
• こんにちは。昨日ご指摘のマーケ予算調整について、一次案を作成しましたのでご確認ください。
• ご多忙のところご査収ありがとうございます。必要に応じてご指示の通り修正いたします。

「お手数おかけして申し訳ありません」など過度に卑下する表現は避け、「お時間をいただきありがとうございます」など自然な表現にしましょう。

取引先・初回コンタクト向けの冒頭例

• こんにちは。ABC社マーケティング部の陳宜君です。御社と2025年のブランド協業についてご相談したく存じます。
• こんにちは。ご覧いただきありがとうございます。弊チームは新しいコンサルティングプログラムを開始しました。協業の可能性を検討させてください。
• こんにちは。XYZテックのマーケティングチームです。先週の業界フォーラムでのご講演に感銘を受け、ご連絡差し上げました。

コールドメールでは、第1段で「送信理由」を明確に説明してください。

親しい同僚・既知の相手向けの冒頭例

• こんにちは。先週の提案書を整理しました。最新バージョンを添付します。
• おはようございます。ご依頼のクライアントデータをシステムに更新しました。ご確認ください。
• こんにちは。本日の会議ハイライトを共有します。

丁寧さを保ちつつ、「ハイ〜」「ヘイ」など過度に私語的なトーンは避けます。

結びは丁寧であると同時に、次のステップを導く必要があります。「以上です」「ご参照ください」のような曖昧な文ではなく、目的と相手に応じて明確な文を選びましょう。

「ご清栄をお祈り申し上げます」等の使いどころ

初回連絡・正式な招待・目上の相手には格式のある表現が適切です。親しい相手には自然な代替表現を。

• ご健勝をお祈りします
• 業務のご発展をお祈りします
• 良い週末をお過ごしください
• ご協力ありがとうございます
• ご高覧に感謝申し上げます

本文がフレンドリーなのに結びだけ過度に格式張る、といったトーンの不一致に注意してください。

シナリオ別の締め方：招待・リマインド・感謝・依頼

1. 招待： 説明会へのご出席を心よりお願い申し上げます。お目にかかれることを楽しみにしております。
2. リマインド： 11月10日までにご確認のうえご返信ください。ご協力に感謝いたします。
3. 感謝： 迅速なご返信ありがとうございます。おかげさまでプロジェクトが円滑に進みました。
4. 依頼： 添付の内容をご確認ください。問題なければ明日、承認申請いたします。

署名・連絡先ブロックに含める項目

署名は「ミニ名刺」です。項目ごとに1行ずつ記載すると明瞭です。

何卒よろしくお願い申し上げます。 李 佳穎 宏遠企画コンサルティング株式会社 Tel: 02-8888-1234 E-mail: jiaying.h@hongyuan.com.tw

提案書や見積書では、「詳細は添付をご確認ください」と添付確認を促しましょう。

多くの問題は文法ではなく、トーン・文化的配慮・構成に起因します。主なポイントは以下の通りです。

「敝司／貴司」の誤用

台湾の実務では「貴司／敝司」は硬すぎて不自然に感じられることがあります。「貴公司／敝公司」または会社名の直接呼称を用いるのが無難です。

• 正： 御社のご支援に感謝します／添付内容のご確認をお願いします。
• 誤： 貴司のご支援に感謝／敝司より見積を提出。

誤った呼称・トーン・敬語がプロ意識を損なう

命令調や過度な卑下は避け、「本日中のご対応が可能でしたら幸いです。ご協力に感謝いたします」のような表現を用いましょう。敬語の文脈適合も確認し、「貴重なお時間をいただきありがとうございます」を優先します。

構成が混乱し、要点が埋もれる

• 1メール1トピックが原則。価格と日程は別メールに分ける。
• 箇条書きや小見出しでスキャンしやすくする。
• 締めに明確な指示：「水曜までにお見積可否をご返信ください」。

自社文化や相手に合わせて調整してください。核は「明確な目的・適切なトーン・整理された構成」です。

会議招待

件名： 11月12日の製品提案レビュー会議のご案内（ご出欠のご返信をお願いします）

王マネージャー、こんにちは。 先週の製品会議でのご提案に感謝いたします。次の開発段階を確定するため、レビュー会議を設定いたします。 日時：11月12日（火）15:00 会場：7階会議室（またはGoogle Meetリンク） 出席者：プロダクト、マーケティング、R＆D ご都合をお知らせください。時間変更が必要な場合はご返信ください。 ご健勝をお祈りします。 陳 雅文

見積依頼

件名： 2025年Q1ノートPC梱包材の見積依頼

XXX社 購買部 御中： 2025年Q1に梱包の更新を予定しており、新素材や印刷方法の見積をお願いしたく存じます。11月8日までに以下をご返信ください。

1. 各素材の単価と最小発注数量
2. 納期と支払条件
3. 環境配慮素材の有無

ご協力ありがとうございます。今後の協業を楽しみにしております。 敬具 李 承恩

協業提案

件名： 協業提案 — XYZ × GreenGo 共同プロモーション

GreenGoマーケティングチーム 御中： XYZテックの林 佩瑜です。御社のサステナビリティへの注力は弊社のブランド方針と合致しており、共同プロモーションを計画したく存じます。アイデア、期待効果、SNS連動、予算を添付にまとめました。可能でしたら来週30分のオンライン打合せをご提案いたします。 ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。 ご清栄をお祈り申し上げます。 林 佩瑜

営業アプローチ

件名： SNSエンゲージメント向上の新システムご紹介

王様、こんにちは。 CloudReachマーケティングです。到達率向上とオーディエンス分析の自動化を実現する次世代ソーシャル運用システムをリリースしました。主な特長：

• 複数プラットフォームの予約投稿と成果トラッキング
• 可視化されたエンゲージメントレポートをワンクリックで出力
• AIラベルによりコメント感情を自動分類

可能でしたら短時間のオンラインデモをご案内します。 ご高覧ありがとうございます。今後のご連絡を楽しみにしております。 敬具 張 庭安

申請／確認

件名： 2025年デジタルトランスフォーメーション・フォーラム参加申請

人事部 御中： 研修計画の一環として、1月に高雄で開催される2日間のフォーラムへの参加を申請します。コース詳細と申込書を添付いたします。研修補助の対象可否をご確認ください。 追加情報が必要であればすぐに提出します。 ご健勝をお祈りします。 王 郁婷

多くのチームが効率と正確性のためにAIを活用しています。AIは件名・冒頭・結びを素早く生成し、相手に応じてトーンや敬語を調整します。役割は「速く・適切に」書けるよう支援することであり、成功の鍵は明確なプロンプトと軽微な人手編集です。

何から始めるか迷う？AIに件名と冒頭を起草させる

受信者タイプ・目的・フォーマル度を入力すると、複数の案を提示できます。

件名： 新シーズンの価格と協業計画の確認 冒頭： 平素よりご愛顧ありがとうございます。今季新製品の価格を更新しました。添付詳細をご確認ください。

あとは製品の詳細と添付を加えれば完成です。

トーンが十分でない？AIで冒頭と結びを洗練させる

AIによるビジネスレター作成の流れを体験したい方は、 GenApe ビジネスレターAIアシスタント をご利用ください。

このツールは中国語の職場文化に合わせて自動生成します：

• ビジネスメールの件名・書き出し・結び
• 場面別（招待・見積依頼・お詫び・お礼）のテンプレート
• 中・英・日の礼儀に沿った書式

使い方は簡単です。差出人・宛先・目的・概要を入力すると数秒で下書きが生成されます。詳細設定では言語やバリエーション数を選択できます。

最後の確認がプロらしさを左右します。内容が良くても、誤字・不適切なトーン・添付漏れで印象を損なうことがあります。次のクイックリストを活用してください。

トーン、体裁、添付、件名、宛名など

1. 明確な件名： 「〜について」は避け、（要返信）や（添付あり）を必要に応じて付与。
2. 正しい宛名： 氏名・役職の綴りを確認。不明な場合は「こんにちは」で安全策を。
3. 適切なトーン： 命令調や過度な卑下を避け、「可能でしたら…」を用いる。
4. 明瞭な段落： 1段落1トピック。適度な余白を。
5. 添付名と内容： 漏れがないか確認。件名・日付・版数を含める。複数添付は本文で一覧化。
6. 完全な連絡先： 氏名・役職・会社・電話・メール。初回はWebサイトも。
7. 誤字： 同音異義語や誤った敬語に注意。
8. To/Ccの適正： 宛先を確認。機微事項では「全員に返信」を避ける。
9. リンクと日付： 会議リンク、支払期限、イベント日程を再確認。
10. 体裁の統一： フォント、行間、句読点、大小文字の統一。

よくある誤字・文法の落とし穴

• 同音異義： 似た音の漢字の取り違え、敬語の誤用など。
• 過度に形式的な表現： 「ここに資料を添付いたします」は「添付資料をご確認ください」へ。
• 不要な英語混在： ブランド名・固有名詞以外は中国語で完結。
• 長すぎる／論理の曖昧な文： 3行を超える場合は分割・再構成。音読して流れを確認。

送るメールは、常にあなたと会社の顔です。最後の3分で、後日の混乱を防ぎましょう。スピードと品質を両立するには、まずGenApeで下書きを作成し、このチェックリストで仕上げる方法が有効です。